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Déclaration de confidentialité

Déclaration relative à la confidentialité des données personnelles

Le Groupe KONE, ses filiales et ses salariés (« KONE ») s'engagent à protéger votre vie privée ainsi que vos données personnelles. KONE traite vos données personnelles conformément à la règlementation européenne et internationale relative à la protection des données, notamment le Règlement sur la Protection Générale des Données (« RGPD »).

Le présent document vous présente toutes les informations sur les activités de traitement de données personnelles réalisées par KONE. Il peut être complété par des déclarations de confidentialité spécifiques et de la documentation locale supplémentaire. De plus, les différents droits dont vous disposez peuvent également varier selon le pays, en fonction de la règlementation en vigueur sur le sujet. Nous présentons dans cette Déclaration de confidentialité les droits accordés par les lois sur la protection des données au sein de l'Union Européenne.

Cette Déclaration de confidentialité se divise en plusieurs parties en fonction des différents modes de traitement des données personnelles auxquels KONE a recours. A la fin de ce document, vous trouverez les informations relatives à vos droits en tant que personne concernée.

  1. Services Internet de KONE
  2. Base de données de la gestion Relation Clients
  3. Les données des fournisseurs et sous-traitants de KONE
  4. Les droits des personnes en matière de données
  5. Mises à jour de la Déclaration de confidentialité

Responsabilité de traitement et Contacts

Du point de vue de la personne concernée, le Responsable de traitement de ses données personnelles est la société locale du groupe KONE dont elle dépend ou avec laquelle elle a été en contact, ou en relation étroite.

Au niveau du Groupe, de nombreux outils et process utilisés par KONE peuvent être mis à disposition de ses entités locales. Dans ces outils et process globaux, les données personnelles sont contrôlées conjointement par l’unité locale de KONE et par le Groupe KONE.

Pour tout ce qui se rapporte à la protection de leurs données, les personnes concernées peuvent contacter KONE selon les coordonnées suivantes :

KONE Building
Keilasatama 3, 02150 Espoo, Finlande
Téléphone : +358 204 751
Contact : Conseil juridique Groupe en matière de protection des données: personaldatarequest@kone.com

Toutes les demandes liées à l'utilisation des droits des personnes concernées peuvent être adressées à KONE en utilisant le formulaire de contact disponible sur la page Web kone.com à l'adresse http://www.kone.com/en/contact.aspx (sélectionnez l'option « Demande liée aux données personnelles »).

1. Services Internet de KONE

Le présent paragraphe précise l’ensemble des informations sur le traitement de vos données personnelles par KONE liées à ce site Web et aux autres services Internet de KONE (ci-après désigné le « Site »). KONE traitera vos données personnelles collectées sur le Site conformément à cette Déclaration de confidentialité ainsi qu'aux règlementations en vigueur. Vous voudriez bien lire attentivement cette Déclaration de confidentialité si vous envisagez de consulter ou utiliser le Site. Si vous n'acceptez pas cette Déclaration de confidentialité, il est nécessaire de quitter le Site.

1.1 Les données personnelles collectées

De manière générale, vous pouvez consulter le Site sans entrer aucune donnée personnelle. Le Site est techniquement divisé en sections distinctes, dont certaines requièrent la collecte de vos données personnelles, tandis que d'autres peuvent être utilisées sans traitement de donnée personnelle.

Lorsque vous consultez le Site, certaines informations à caractère général et technique nous sont automatiquement envoyées par votre ordinateur (notamment : l'adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez et l’objet de votre consultation). Nous collectons également des informations sur votre utilisation du site Web au moyen de cookies. Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter l’article 1.4 des présentes sur les Cookies.

Sur certaines pages du Site, il peut vous être demandé de fournir des données personnelles et/ou de vous inscrire pour accéder au service demandé. Lorsque vous vous enregistrez sur le Site ou recevez un code d'identification spécifique pour accéder à vos comptes, nous pouvons vous demander de fournir certaines informations.

1.2 Objectifs et Fondements juridiques du traitement

L'objectif du traitement des données personnelles collectées par KONE à partir de son Site est de:

  • garantir une utilisation sécurisée et efficace du Site;
  • développer le Site pour en améliorer la qualité et élargir le périmètre des services;
  • fournir des services et contenus personnalisés en identifiant vos besoins et intérêts spécifiques;
  • améliorer les services que nous mettons à votre disposition;
  • vous contacter;
  • mener des recherches et recueillir des statistiques (par exemple les pages du Site que les utilisateurs consultent ainsi que la durée de leur consultation).

KONE s’efforce de produire des services pratiques sans vous n’ayez besoin de vous enregistrer sur chacun des différents services proposés sur le Site.

Le traitement des données par KONE est justifié par ses intérêts légitimes liés aux objectifs décrits ci-dessus. A chaque fois que la règlementation en vigueur l’exige, KONE demande l'accord de la personne concernée avant de traiter ses données personnelles.

1.3 Source(s) des données personnelles et durée de conservation

Les données personnelles sont collectées directement de la personne concernée ou sont recueillies lors de la consultation du Site par cette personne.

Elles sont conservées aussi longtemps que nécessaires à la finalité de traitement par KONE. Les données personnelles seront ensuite supprimées ou rendues anonymes.

1.4 Cookies

KONE peut parfois stocker des informations, généralement appelées « Cookies », sur votre ordinateur, Smartphone ou tablettes, pour lui permettre de vous identifier, à condition que vous ayez préalablement consenti à cela (en cliquant sur la case à cocher à cet effet). Les Cookies transmettent des informations à KONE sur la manière et le moment où vous avez consulté le site. Ces cookies permettent à KONE d'améliorer le site pour un meilleur service. Ils sont d’ailleurs couramment utilisés sur les sites Web. Si vous ne souhaitez pas recevoir de Cookies, vous pouvez paramétrer votre navigateur en conséquence ou utiliser l'outil de configuration des cookies de KONE pour les désactiver. A noter que la désactivation des Cookies peut vous empêcher d'utiliser certains services sur le Site.

1.5 « Re-Marketing »

Le Site peut utiliser cette fonction « Re-Marketing » de Google AdWords pour afficher des publicités en fonction de votre récente consultation du Site. Le Re-Marketing du Site permet de faire connaître les applications et services de KONE. Les informations liées aux consultations sont recueillies en stockant un cookie spécial sur votre ordinateur. Vous pouvez refuser au Re-Marketing lié à la consultation du Site en utilisant l'outil de configuration des cookies de KONE. Vous pouvez avoir recours à des options plus complètes relatives à la consultation de sites tiers en vous connectant sur le site de Network Advertising Initiative et en modifiant les paramètres publicitaires de Re-Marketing sur le site de configuration Google Ad, ou en désactivant les cookies.

Renoncer à la Remarketing de Google AdWords »

1.6 Applications d’analyse du site

KONE utilise des applications d’analyses du Site, tels qu’Adobe Analytics et Google Analytics, pour rassembler des statistiques sur les utilisateurs du Site dans le but d’améliorer le contenu du Site. De manière générale, ces données sont anonymes. Cependant, si vous vous identifiez lors du téléchargement d'un contenu à partir du site, en vous connectant au service en ligne de KONE ou en accédant au site par le biais d'un lien contenu dans un e-mail, nous serons en mesure d'identifier les données analytiques collectées lors de votre utilisation du Site. Vous pouvez signaler votre refus via l'outil de configuration des cookies de sorte que KONE ne puisse suivre vos consultations sur ce Site. Vous devrez répéter cette procédure lorsque vous utilisez un autre ordinateur/navigateur pour consulter les sites de KONE. Pour désactiver Google Analytics, vous pouvez télécharger l'extension de navigateur permettant de désactiver Google Analytics.

Renoncer à utiliser Google Analytics »

1.7 Transfert des données personnelles

KONE ne transfèrera aucune donnée personnelle en dehors du Groupe KONE, de ses filiales et de ses sous-traitants. Pour des raisons techniques et pratiques de traitement, certaines données personnelles peuvent être traitées par des sous-traitants situés en dehors de l'Union Européenne ou de l’Espace Économique Européen. De tels prestataires ont toutefois accepté de se soumettre aux règles de traitement des données de KONE.

KONE peut être amenée à fournir des informations sur ses clients, ses ventes et autre type de données du Site à des tiers fiables étant entendu qu’elles ne contiennent aucune donnée personnelle.

2. Bases de données dans la gestion Relation Client

KONE utilise des bases de données dans la gestion de la Relation Client (« CRM ») pour gérer et suivre ses ventes et ses activités de Marketing. Les bases de données CRM de KONE incluent certaines données personnelles de ses clients, ses prospects et des représentants de sociétés qui entretiennent des relations d'affaires avec KONE ou souhaitent en développer. Les bases de données CRM de KONE peuvent également inclure des données personnelles des clients de clients de KONE ou des usagers ayant contacté KONE au sujet d'un ascenseur, escalier mécanique ou d’un autre équipement faisant l'objet d'une maintenance, ainsi que les données personnelles liées à des entités extérieurs à KONE dans le but de les contacter et de leur fournir des informations sur son activité.

Cet article précise des informations complémentaires sur le traitement des données personnelles effectué par KONE sur CRM.

2.1 Les données personnelles collectées

Les informations suivantes sont collectées et traitées sur CRM:

  • Nom
  • Titre
  • E-mail
  • Numéro de téléphone portable
  • Téléphone fixe
  • Numéro de fax
  • Adresse
  • Langue
  • Autres informations pouvant être liées à la relation d'affaires

Les informations de cette nature sont mentionnées dans les paragraphes ci-dessous de la présente Déclaration et sont dénommées « données personnelles », et les personnes faisant l’objet du traitement sont désignées comme « personnes concernées ».

2.2 Objectifs et Fondements juridiques des traitements

KONE traite les données personnelles dans le but de faciliter son activité, d’accompagner ses ventes, de gérer ses livraisons, les services de maintenance et de facturation, de contacter les clients concernant la gestion de leurs contrats et pour entretenir leurs relations mais aussi à des fins de marketing. KONE peut également utiliser les données personnelles pour gérer les incidents et les plaintes ainsi que pour fournir une assistance à ses clients.

KONE peut contacter les personnes concernées afin de mener des enquêtes de satisfaction Clients. Pour améliorer ses services, KONE souhaiterait que le client réponde à l'enquête en mentionnant le nom du contact au sein de son entreprise. Le traitement de votre nom et des autres données personnelles relatives aux enquêtes de satisfaction n’est effectué que conformément à votre consentement. Toutes les réponses et les données recueillies dans le cadre de ces enquêtes sont classées comme confidentielles au sein de KONE et des mesures de sécurité appropriées sont mises en œuvre dans le traitement et le transfert éventuel des données.

KONE traite des données personnelles nécessaires à l’exécution des contrats de vente conclus par elle avec les clients. En outre, certains traitements sont nécessaires dans le cadre de ses intérêts légitimes liés à ses objectifs commerciaux.

2.3 Source(s) des données personnelles et durée de conservation

Les données personnelles sont directement collectées des clients ou sont recueillies lors de leur utilisation des produits et services de KONE. Elles peuvent également être collectées auprès de représentants de KONE en fonction de leur relation d'affaires avec les personnes concernées. Dans certains cas, KONE peut recueillir des données personnelles provenant de sources publics ou d'autres sources externes fiables.

Les données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaires à la finalité de traitement par KONE. Les données personnelles seront ensuite supprimées ou rendues anonymes.

2.4 Transfert des données personnelles

Généralement, KONE n’utilise des données personnelles que si nécessaires à ses activités et en fonction de ses objectifs commerciaux. Elle ne transfère pas les données à des entités externes. Certaines des données personnelles peuvent être accessibles et traitées, dans le cadre des objectifs décrits ci-dessus, par les filiales de KONE, ses sous-traitants et autres prestataires de service. KONE s'assure alors que de telles tierces parties soient toujours liées par des contrats prévoyant suffisamment d'exigences en termes de confidentialité et de protection des données.

En raison d’exigences techniques et pratiques, les données personnelles peuvent également être traitées en dehors de l’Union Européenne. KONE garantit alors que ces transferts reposent sur un fondement juridique.

3. Données des fournisseurs et des sous-traitants de KONE

Le Groupe KONE, ses filiales et ses salariés (« KONE ») utilisent des solutions et des bases de données pour gérer les informations des représentants de leurs sous-traitants et de leurs fournisseurs. Le présent article présente les informations sur le traitement par KONE des données personnelles en relation avec ses activités d'achat et de Sourcing (« Bases de données Fournisseurs »).

3.1. Les données personnelles collectées

Les informations suivantes sont collectées et traitées dans ce cadre :

  • Nom
  • Titre
  • E-mail
  • Numéro de téléphone
  • Adresse
  • Informations relatives à la facturation
  • Autres informations pouvant être liées à la relation d'affaires
  • Salariés du sous-traitant nom, date de naissance, informations sur la personne, informations sur l'emploi, qualifications et certifications, autres informations personnelles requises par les clients de KONE pour s'assurer de l'adéquation du contrôle d'accès et de la sécurité sur les chantiers.

Dans le présent article, les informations personnelles sont dénommées « données personnelles » et les personnes dont les données sont traitées sont désignés comme « personnes concernées ».

3.2 Objectifs et Fondements juridiques du traitement

L'objet du traitement des données personnelles par KONE est de faciliter les activités de KONE en matière de Sourcing, d’achats, de traitement de facture et de gestion des contrat. KONE peut également utiliser ces informations pour traiter des réclamations ou gérer des incidents et réaliser les vérifications juridiques appropriées de ces fournisseurs.

KONE peut utiliser les informations de la personne concernée pour des communications plus générales et sa gestion de la relation Fournisseurs, comme l'envoi d'informations appropriées sur ses opérations et événements futurs.

Afin de remplir ses obligations en matière de qualité et de sécurité pour ses activités, KONE doit pouvoir identifier avec fiabilité tous les tiers avec lesquels elle collabore. Dans le but de permettre cette identification, KONE doit conserver certaines informations personnelles sur ces tiers dans ses bases de données Fournisseurs. Ces informations ne seront utilisées que pour l'identification et la gestion des informations requises pour l’exécution du contrat conclu avec KONE.

KONE ne traite que des données personnelles que si elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat de Sourcing et/ou pour ses intérêts légitimes en lien avec ses activités.

Elle peut également être contrainte par les règlementations en vigueur de recueillir des informations sur le fournisseur, ses salariés et représentants. De telles obligations peuvent être liées par exemple aux exigences de sécurité, à l’impôt, aux assurances et autres responsabilités et obligations statutaires du fournisseur.

3.3 Source(s) des données personnelles et durée de conservation

Les données personnelles sont directement collectées des fournisseurs ou sont recueillies lors de leur relation commerciale KONE. Les informations sur le personnel externe sont généralement collectées auprès des sociétés sous-traitantes, employeurs de cette personne. Dans certains cas, KONE peut recueillir des données personnelles provenant de registres publics et d'autres sources externes fiables.

Les données personnelles seront conservées aussi longtemps qu’elles seront nécessaires à la finalité de traitement par KONE. Les données personnelles seront ensuite supprimées ou rendues anonymes.

3.4 Transfert des données personnelles

Généralement, KONE utilise des données personnelles nécessaires à ses activités et en fonction de ses objectifs commerciaux. Elle ne transfère pas les données à des parties externes. Certaines des données personnelles peuvent être accessibles et traitées, dans le cadre des objectifs susmentionnés, par les filiales de KONE, ses sous-traitants et autres prestataires de service. KONE s'assure que de telles tierces parties soient toujours liées par des contrats prévoyant suffisamment d'exigences en termes de confidentialité et de protection des données.

En raison des exigences techniques et pratiques, les données personnelles peuvent également être traitées en dehors de l’Union Européenne. KONE garantit que ces transferts reposent sur un fondement juridique.

4. Les droits des personnes concernées

Les personnes concernées peuvent contacter KONE à tout moment pour demander l'accès à leurs données personnelles. KONE modifiera ou supprimera, sur la demande de la personne concernée, toute donnée personnelle incomplète, inexacte ou ne serait plus à jour. Toutes les demandes des personnes concernées peuvent être envoyées à KONE en utilisant le formulaire de contact disponible sur le site de kone.com à l'adresse http://www.kone.com/en/contact.aspx (sélectionnez l'option « Demande liée aux données personnelles »).

Si le traitement des données personnelles est basé sur le consentement, la personne concernée pourra à tout moment revenir sur son consentement. Si le traitement des données personnelles se fonde sur les intérêts légitimes de KONE, la personne concernée ne pourra s'opposer à un tel traitement qu’en justifiant des circonstances spécifiques. La personne concernée doit alors indiquer les circonstances en question dans sa demande.

Les personnes concernées peuvent, dans certaines circonstances, refuser également le traitement de leurs données personnelles et exiger la portabilité des données. Si elles ont des protestations concernant les traitements par KONE, elles disposent également du droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente.

KONE peut refuser de donner satisfaction à une demande ou solliciter une indemnisation si la demande est manifestement infondée ou excessive, ou pour des motifs légitimes.

Comme exemple de motifs légitimes empêchant KONE de supprimer des données personnelles : si elles doivent être conservées par application d’une règlementation locale ou si KONE est tenue de conserver les informations suite à investigation ou audit jusqu’à la fin de la réclamation.

KONE peut conserver des données afin de remplir également ses obligations contractuelles.

A noter également que si KONE gèle ou supprime vos données personnelles comme demandé, elle peut ne pas être en capacité de fournir les services dont vous pourriez avoir besoin ou que vous auriez précédemment commandé ou exigé, ou vous fournir le contenu que vous aimeriez télécharger ou recevoir.

5. Mise à jour de la Déclaration de confidentialité

KONE s’efforce d’améliorer de manière continue son Site, son activité ainsi que ses outils et process liés à la protection des données et se réserve le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité. Vous êtes invités à consulter régulièrement ses éventuelles modifications. Selon les lois en vigueur en matière de confidentialité, KONE peut également vous contacter par le biais d'autres interfaces ou en utilisant les coordonnées de Contact recueillies pour vous fournir des informations sur les mises à jour pouvant vous concernées.